2022年整理物业管理有限公司程序文件【两套】汇编.docx

《2022年整理物业管理有限公司程序文件【两套】汇编.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2022年整理物业管理有限公司程序文件【两套】汇编.docx（62页珍藏版）》请在迅下文库上搜索。

1、 受 控 状态：受 控非受控 XXXXXXX物业管理有限公司 程 序 文 件 汇 编 编号：ZG-CX-01编制: 审核: 批准: 发布日期:2022-12-1 实施日期: 2022-12-1 ZGXXXX物业管理有限公司编号：ZG-CX-01程序文件修改履历表版本/修订：A/0修改履历表序号章节号修改条款修订状态修改日期修改人审核批准程序文件清单序号文件名称文件编号对应标准条款1文件控制程序ZG-CX-01-2022Q4.2.3 2记录控制程序ZG-CX-02-2022Q4.2.4 3协商与信息沟通控制程序ZG-CX-03-2022Q5.5.3/7.2.3 4管理评审控制程序ZG-CX-04

2、-2022Q5.6 5人力资源控制程序ZG-CX-05-2022Q6.2.2 6基础设施控制程序ZG-CX-06-2022Q6.3 7不合格品控制程序ZG-CX-07-2022Q8.3 8与顾客有关的过程控制程序ZG-CX-08-2022Q7.29应急准备与响应控制程序ZG-CX-09-202210顾客满意度调查控制程序ZG-CX-10-2022Q8.2.111内审控制程序ZG-CX-11-2022Q8.2.2 12纠正措施控制程序ZG-CX-12-2022Q8.5.2 13预防措施控制程序ZG-CX-13-2022Q8.5.3 注：Q表示GB/19001-2008 质量管理体系标准； XXX

3、X物业管理有限公司编号：ZG-CX-01-2022文件控制程序版本/修订：A/01 目的 对公司范围内与质量管理体系有关的文件进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，防止作废文件的非预期使用。 2 适用范围 适用于对公司所有与质量管理体系有关的文件和适用的外来文件进行管理控制。 3 职责 3.1 总经理：负责质量手册的批准和发布。 3.2 管理者代表：组织编制质量管理体系文件，并负责质量手册的审核和程序文件的批准。 3.3 副总经理：负责相关业务范围内的文件审批。 3.4 各部门经理：负责第三层次相关文件的审批。 3.5 综合管理部：负责公司级文件的编制、发放和更改；负责外来文件的

4、发放和管理；负责公司范围内所有一体化管理体系文件（含声、光软件）的管理和保存，及时公布有效文件目录，编制受控文件清单。 4 工作程序 4.1 文件的分类及编号 4.1.1 文件的分类 a) 一体化管理体系文件（ 质量手册 、程序文件和部门作业文件等）； b) 技术文件； c) 其它管理性文件； d) 外来文件（主要为各类法律法规等）。 4.1.2 文件的编号 4.1.2.1 文件分为受控文件和非受控文件两类。 质量手册和程序文 件及本公司自己编制的管理文件统一进行编号，加盖“受控”和“非受控”印章，非受控文件在发放修改版本时，原文件可不予以收回。 4.1.2.2 质量手册编号如下： 如：ZG/

5、QM/01-2022 ZG - 青岛中港物业服务管理有限公司的汉语拼音缩写； QM - 质量管理手册的简称； 2022 - 年份 版本/修订：A/0 - A 版第0 次修改。 4.1.2.3 程序文件编号如下: 如：ZG-CX-01-2022 ZG - 青岛中港物业服务管理有限公司的汉语拼音缩写； CX - 质量管理手册的程序文件简称； 01 - 顺序号01； 2022 - 年份 版本/修订：A/0 - A 版第0 次修改。 4.1.2.4 第三层次文件编号: 如: ZG-ZY-01 表示：XXXX物业管理有限公司作业文件。 4.1.2.5 其它文件的编号按原规定执行编号，没有明文规定的不作统

6、一要求。 4.2 文件批准和发布 4.2.1 质量手册由管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件由综合管理部组织各相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.3 其它同体系有关的文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准发布。4.3 文件的发放 4.3.1 文件的发放由综合管理部按发放范围发放。 质量手册和程序文件由综合管理部发放给各部门保存。保证公司岗位获得必要的程序文件和作业指导书，并填写文件发放/回收登记表 。 4.3.2 文件领用者在文件发放/回收登记表签字后，领取标有不同分发号的文件。 4.3.3 文件持有者的文件严重破损而影响使用时，应向综合管理部或

7、所属部门申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号沿用原文件分发号。综合管理部或所属部门将破损文件销毁。 4.3.4 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续，但必须在领用申请中说明理由。综合管理部或所属部门在补发文件时，应给予新的分发号，并注明丢失的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知相关部门或岗位，防止误用。 4.4 文件的更改 4.4.1 文件需要更改时，应由文件更改提出部门负责编写，并填写文件更改审批单，说明更改理由，对重要更改应附充分的依据。 4.4.2 对更改的文件进行评审，文件更改的审核、批准应由原审批人进行， 当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批

8、。该接替审批人员应获得审批所需依据的有关背景资料。 4.4.3 文件更改审批单批准后，由综合管理部及责任部门实施更改，注明更改标识和更改生效时间，并按文件发放/回收登记表的名单发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件；一二级文件更改后由综合管理部填写修改履历表。 4.5 文件的换版与作废 4.5.1 文件经10次以上更改或更改内容超过30%时，应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。 4.5.2 作废文件由综合管理部或所属部门按文件发放/回收登记表收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，经所属领导批准后销毁。需作资料保留的作废文件，加盖“作废留存”印章后方可留用。 4.6 文件的管理 4.6.1

9、文件应随时整理，及时填写受控文件清单。 4.6.2 电子版文件也应由综合管理部或所属部门进行归档登记，填写纸质受控文件清单和文件发放/回收登记表 。 4.6.3 综合管理部在每次内部审核前，应检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理，确保在各使用处都是有效版本的适用文件。 4.6.4 外部人员借阅文件，经部门经理同意后，须认真办理登记手续，保证按时归档。文件的复制、抄摘、拍照、带走，须经部门经理批准。 4.7 文件评审 在出现以下情况时，综合管理部应组织各部门内审员对质量管理体系文件进行评审： a) 文件改动幅度较大，需要更新换版； b) 每年管理评审之后； c) 每

10、年接受认证机构年度监督审核之前。 4.8 外来文件的控制 各部门对确保策划和运行质量管理体系所需的外来文件需做识别、分发或作废处理等控制。并填写文件发放/回收登记表，确定发放范围，发放至相关岗位执行。 4.9 电子文件的控制 4.9.1 综合管理部负责将经批准的纸质体系文件等同转换为电子版，并同步保持最新有效版本，以电子书的格式发放至各部门。 4.9.2 文件发放后，视为收文人收到。收文人必须填写综合管理部 文件发放/回收登记表 。 4.9.3 电子版一二级文件更改或作废，由综合管理部备份更新后发放或删除,并通 知相关部门，由收文人在文件发放/回收登记表的备注中注明；电子版三级文件更新后由各部

11、门传递给综合管理部备案后生效，综合管理部在该部门的文件发放/回收登记表中签字。 4.9.4 电子版文件由综合管理部设置管理和使用权限，其它部门只能查阅,不能随意进行修改,删除等操作。电子文件不得私自备份和下载，需增发文件时应经相关部们领导批准并填写部门文件发放/回收登记表。 5 相关文件 记录控制程序ZG-CX-02-202255XXXX物业管理有限公司编号：ZG-CX-02-2022记录控制程序版本/修订：A/01 目的 对质量管理体系记录进行控制，使记录能真实地反映物业服务过程满足要求的程度，并为质量管理体系运行的有效性提供客观依据；同时记录还可以为有追溯性要求的场合提供依据，采取纠正及预

12、防措施，为保持和改进质量管理体系提供信息。 2 适用范围 适用于公司质量管理体系中规定的各种记录的控制。 3 职责 3.1 综合管理部是记录控制的归口管理部门，对全公司范围内记录控制情况进行监督和检查，汇总编制公司质量管理体系记录清单,并负责公司质量管理体系运行中管理性记录的具体实施和管理。 3.2 各部门负责各自职责范围内体系运行记录的填写、整理和使用期间的管理,负责编制本部门质量管理体系记录清单并传递给综合管理部。 4 工作程序 4.1 记录的分类 4.1.1 质量管理体系记录：为证明质量管理体系运行的有效性提供客观证据。 4.1.2 服务过程记录：为证明满足服务符合性等方面的记录。 4.1.3 工程技术性记录。 4.2 记录的标识、设计、修改、编号和审批。 4.2.1 记录的标识 a) 记录的标识以记录（或表格）的名称、编号或代码来表示； b) 对于电子媒体的记录，在软盘上以记录名称形式标识。 4.2.2 记录表格的设计和修改 各部门负责设计和修改本部门所用的记录并由部门负责人批准，最后报综合管理部备案，确保质量管理体系记录表格的设计、修改和完善得到有效控制。 4.2.3 记录的编号 a) 质量管理体系程序文件记录编号 ZG/QM/JL- 表